Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit haufe.de und enthält Produktempfehlungen.

Vorteile automatisierter HR-Prozesse

Unabhängig davon, ob neue Mitarbeiter eingestellt, geschult oder die Einhaltung der geltenden Arbeitsgesetze sichergestellt werden sollen, sind HR-Prozesse ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Eine Flut an Papierkram, Dateien, E-Mails, Formularen und anderen sich wiederholenden manuellen Aufgaben hat HR-Teams jedoch bisher häufig davon abgehalten, ihre besten Leistungen zu erbringen.

Die HR-Abteilung kümmert sich um Stellenausschreibungen, Kandidaten-Screenings, Onboarding, Mitarbeiterbenefits, Leistungsnachverfolgung, Offboarding und mehr. Wenn ein Unternehmen wächst, mehrere Standorte hat oder remote arbeitet, ist es ohne Automatisierung von Prozessen fast unmöglich, die stetig wachsende Arbeitslast zu bewältigen.

Ältere HR-Software erfordert möglicherweise eine benutzerdefinierte Programmierung und ist dazu teuer und komplex. Moderne HR-Automatisierung ist sowohl kostengünstig als auch einfach bereitzustellen.

Was ist HR-Automatisierung?

HR-Automatisierung ist ein Prozess zur Steigerung der Effizienz der HR-Abteilung, indem Mitarbeiter von langwierigen manuellen Aufgaben befreit werden, und sich auf komplexe Aufgaben wie Entscheidungsfindung und Strategieentwicklung konzentrieren können. Automatisierung hat im Personalmanagement folgende Aufgaben:

• Importieren von Dokumenten in digitale Großspeicher
• Organisieren von importierten Dokumenten, sodass sie leicht durchsucht und abgerufen werden können
• Speichern von Dateien in Standardformaten zur Freigabe für mehrere Geräte
• Archivierungsmaßnahmen
• Vereinfachen von Audits, indem Informationen leichter abrufbar sind

Wie technologischer Fortschritt die Automatisierung vorantreibt

Innovationen in der Automatisierungstechnologie durchdringen längst die Schnittpunkte zwischen Unternehmen und ihren Mitarbeitern. Die digitalen Erwartungen von Mitarbeitern und Talenten haben zu einer beispiellosen Verbreitung von Software in Personalabteilungen vor allem großer und mittelständischer Unternehmen geführt. HR-Anwendungen sind nicht nur Aufzeichnungssysteme, sondern ein Vorantreiber der digitalen Transformation, die auch strategische Chancen innerhalb von Organisationen bieten. Sie umfassen Funktionen von der Talentakquise, über das Onboarding bis hin zu Weiterbildungsmaßnahmen für die Mitarbeiter und Führungstrainings. Nach und nach wird unterstützende Software in das komplexe System integriert, das heutzutage für die Verwaltung der Belegschaft und die Interaktion mit dem Markt erforderlich ist. Auf Unternehmensebene werden diese Systeme von SAP, Oracle und Workday dominiert.

Die Vorteile der HR-Prozessautomatisierung

Durch HR-Automatisierung können Unternehmen die erforderlichen Services schnell und zu erheblich geringeren Kosten entwerfen, optimieren, integrieren und bereitstellen. Es geht darum, das Arbeiten in Personalabteilungen effektiver, effizienter und gleichzeitig kostengünstiger zu gestalten. HR ist ein Bereich, in dem viele Geschäftsprozesse durch die Automatisierung übernommen werden können und so die Effizienz verbessert und Risiken in den Bereichen Einstellung, Bindung und – falls erforderlich – Entlassung von Personal verringert wird.

Hauptvorteile der Personalautomatisierung

1. Genauigkeit
HR-Automatisierung bietet mehr Datenpunkte mit höherer Genauigkeit, um bessere Einstellungsentscheidungen treffen zu können. Fehler sind nicht immer vorhersehbar oder zu beseitigen. Sie lösen eine Menge Nacharbeit aus und verbrauchen viel Zeit und Geld, um das Problem zu beheben. Der Hauptgrund für Ungenauigkeiten in HR-Prozessen ist das manuelle Eingreifen und die Komplexität der Arbeitsabläufe. Die Automatisierung rationalisiert den gesamten Arbeitsprozess indem sie dessen Komplexität aufschlüsselt. Sie beseitigt manuelle Abhängigkeiten und reduziert dadurch Fehler.

2. Zeitersparnis
Ein weiterer Hauptvorteil von HR-Automatisierungstools ist die Zeitersparnis. Die HR-Prozessautomatisierung erledigt sich wiederholende manuelle Aufgaben mit unerreichter Genauigkeit in kürzester Zeit. HR-Mitarbeiter können jetzt produktiver sein und ihre Zeit für wichtigere Aufgaben verwenden.

3. Kostenersparnis
Durch die Beseitigung menschlicher Fehler und die Automatisierung kleinerer Aufgaben wird der enorme Kostenfaktor für HR-Software reduziert.

4. Effizienz
Die Automatisierung der HR-Abteilung beseitigt Prozessengpässe und macht den gesamten Prozess transparent. Die automatisierte Datenabwicklung vereinfacht die organisationsweite Zusammenarbeit.

5. Konsistenz
Die zunehmende Komplexität der HR-Landschaft erfordert durchgängige Konsistenz, welche manuelle HR-Workflows nicht garantieren können. Manuelle Eingriffe und isolierte HR-Management-Tools führen zu Abweichungen. Personalautomatisierung hingegen hält die Konsistenz aufrecht, indem sie sicherstellt, dass alle Aufgaben unabhängig von ihrer Komplexität einheitlich ausgeführt werden. Indem sie sich an den vordefinierten Prozessablauf halten, können Unternehmen Prozessunregelmäßigkeiten und Ausgabeschwankungen vermeiden.

6. Besseres Task Management
Moderne Task Management Software ist die perfekte Lösung für die Verwaltung aller HR-Aufgaben. Personaler können Aufgaben an Einzelpersonen, Manager oder Teams delegieren, Erinnerungen und Benachrichtigungen festlegen und verwalten, und jeder kann auf seine eigenen Message Boards und Aufgabenlisten zugreifen. Eine solche Software kann an individuelle Anforderungen angepasst werden, sodass Personalmanager beispielsweise angeben können, wer welche Benachrichtigungen erhält. Weitere Informationen zum Thema HR Task Management sind auf der Website haufe.de zu finden.

Weiterlesen

Schlüsselfaktor Online-Meetings
Onboarding Hacks für GründerInnen
Allzweckwaffe Active Sourcing?